Zdalna facylitacja spotkań

Globalna sytuacja wymusiła na wielu przedsiębiorstwach zmianę podejścia do organizacji pracy. O ile jednak zdarza się, że programiści przez kryzys przechodzą suchą nogą, bo zdecentralizowane repozytoria jak stały, tak stoją – zupełnie inny typ wyzwań przedostał się do „miękkiej” części świata IT. Planowanie kolejnych zakresów prac, review sprintu, a nawet codzienny Scrum – wszystkie elementy popularnych, zwinnych ram tworzenia oprogramowania zyskały na złożoności. W każdym wyzwaniu szukamy jednak przede wszystkim szans i choć tęsknimy za bezpośrednim kontaktem, nie zamierzamy poddać się przeciwnościom chwili. Znane i lubiane, pomazane, białe tablice zastępujemy wygodnymi narzędziami do zdalnej kolaboracji, dwa razy ciężej pracując jednak nad tym, byśmy w całym tym zamieszaniu nie stracili z oczu… siebie. Oto wskazówki, jak skutecznie facylitować zdalne spotkania!

Przed spotkaniem

Agenda

To absolutnie uniwersalny sposób na zapewnienie spotkaniu określonego przebiegu – tak i w trakcie, jak i poza kwarantanną. Plan spotkania pozwoli lepiej przygotować się do niego zarówno organizatorowi, jak i uczestnikom. Ci ostatni, choćby mieli dostać agendę 30 minut przed wydarzeniem, będą mieli okazję, by poukładać swoje myśli i dopasować je do formuły. Tak przygotowane myśli szybciej trafią do odbiorców, a z garści takich mikrousprawnień w skali większego spotkania robi się całkiem niezła oszczędność – czasu, to oczywiste, ale także stresu uczestników. Sama agenda natomiast – im prostsza, tym lepsza. Jeżeli nie ma konkretnych przesłanek, by w treści zaproszenia przekazywać dodatkowe informacje, słowa ogranicz do wymaganego minimum. Tytuł, zdanie opisu oraz co najmniej jedno na temat celu spotkania, a także lista: aktywność – timebox aktywność – timebox… Jeżeli zdarza Ci się za bardzo rozpisywać w mailach, zerknij również na ten świetny poradnik oparty o praktyki i doświadczenia amerykańskiej armii.

Narzędzia

Producenci oprogramowania do zdalnej kolaboracji prześcigają się w pomysłach na kolejne funkcje i ich usprawnienia. Niektóre są na tyle rozwinięte, że pewne czynności łatwiej wykonać przy ich pomocy niż na żywo. Narzędziowy dobrobyt to jednak perspektywa tak obiecująca, jak i zdradliwa. Przede wszystkim strzeż się zbyt wielu broni w firmowym arsenale. Więcej niż jeden komunikator to zwykłe proszenie się o kłopoty. Sprawa dotyczy zarówno tych z czatem, jak i wielu, tak popularnych ostatnio, wideo komunikatorów. Przełączanie się pomiędzy spotkaniami to narzut czasu oraz cennej uwagi uczestników. Podobnie jest z przydatnymi whiteboardami. Niemal każda z dostępnych opcji na rynku jest w jakimś stopniu intuicyjna. Mural, Miro, Microsoft Whiteboard, InVision, Stormboard. Do wyboru, do koloru. Żonglowanie narzędziami może spowodować jednak, że wiele cennego czasu spędzisz, odpowiadając na pytania „a jak tu się dodaje karteczki?”. Czasu, który można by poświęcić na cel spotkania – na rzeczy mimo wszystko bardziej złożone i ważniejsze. Ogranicz się do jednego narzędzia danego typu, ale przed ostatecznym wyborem upewnij się, że oprogramowanie spełni twoje wymagania oraz: – że będzie kompatybilne ze sprzętem członków firmy, a także potencjalnych gości z zewnątrz – czy program działa na Windowsie, Macu, Linuxie? – że posiada wszystkie lub najwięcej najpotrzebniejszych funkcji – sprawdzisz je dzięki wersjom próbnym, niemal wszyscy je teraz udostępniają. Warto też spróbować upomnieć się o więcej w razie potrzeby – producenci często z przyjemnością przedłużają okres trwania triala, jeżeli tego potrzebujemy. – że mieści się w firmowym budżecie – łatwo ulec zaletom coraz lepiej rozwiniętych narzędzi, ale rzadko kiedy zadowalająca nas opcja będzie darmowa. Za większość trzeba słono zapłacić, a za niektóre z nich dodatkowo zadeklarować płatności na 12 miesięcy w przód. Warto zadać sobie pytanie: jak możemy uniknąć tak dużego zobowiązania? Ostatecznie, nawet jeżeli wybrane oprogramowanie spełnia powyższe warunki, koniecznie upewnij się, że spełnia ono także ogólne normy bezpieczeństwa. We w pełni cyfrowym świecie dużo łatwiej stać się łatwym kąskiem nieuczciwych zagrań, cyberataków, itp. Warto śledzić ich scenę dla własnego bezpieczeństwa, a także cyklicznie sięgać po podobne podsumowania i przeglądy popularnych programów.

Podczas spotkania

Bądź ponad "Cześć! Słuchaj..."

Izolacja doskwiera przede wszystkim tym z nas, którzy tęsknią za interakcjami oraz biurowym trybem pracy. Możliwość wymiany dwóch zdań przy ekspresie do kawy to codzienność w przeszłości, a obecnie – towar deficytowy. Ściśle wymierzone spotkania pomiędzy którymi zbyt często nie ma miejsca ani czasu na nadrobienie zaległości z kolegami i koleżankami z sąsiednich biurek, to zjawisko jeszcze bardziej pogłębiające i tak już paskudne poczucie izolacji.

Nie bój się zatem rozpocząć od pytania. O majówkę. O weekend. O zdrowie: córki, sąsiadki, psa. O to co słychać. O cokolwiek. Nie pozwól dyskusji poza tematem spotkania odpłynąć za daleko, ale nie zafiksuj się na chorobliwej pogoni za uciekającym czasem. Ten poświęcony rozwiązywaniu służbowych problemów można zawsze zoptymalizować bardziej. Integrować się wydajniej w tak izolowanym środowisku i tak jest już jednak ciężko.

Kamerki internetowe

Przed startem właściwej części, a najlepiej tuż po dołączeniu do spotkania włącz swoją kamerkę, a także poproś pozostałych uczestników o uruchomienie swoich. To niezwykle ważny element, który dodaje głębi zdalnemu dialogowi. W każdej grupie znajdą się wstydnisie oraz nieszczęśnicy z permanentnymi problemami technicznymi, ale im więcej w konwersacji twarzy zamiast awatarów, tym bogatsza jest dzięki temu rozmowa.

O kulturę „pokazywania się” warto zadbać nie tylko podczas pojedynczego spotkania, ale także w przekroju całej organizacji. Jednym z najlepszych motywatorów jest przykład, dlatego zawsze staraj się mieć swoją włączoną. Jeżeli jest z tym naprawdę słabo, poza linią poproś najśmielsze osoby, by pomogły Ci, propagując ideę także swoim przykładem.

Rozgrzewka

Przyda się w niemal każdym formacie zdalnego spotkania, ale to w zasadzie niezbędnik najbardziej angażujących warsztatów. Rozgrzewka ma na celu przede wszystkim zaktywizować uczestników spotkania – skupić ich wzrok oraz uwagę na danym kontekście oraz w ten kontekst pomóc wejść. Jeszcze innym razem rozgrzewka może pełnić rolę mini-poradnika do narzędzia, w którym nie wszyscy jeszcze czują się komfortowo. Dobry przykład to „opisz X gifem lub obrazkiem”, jeżeli akurat planujesz aktywność na whiteboardzie w stylu Murala czy Miro. Ćwiczenie nauczy uczestników dodawania do tablicy obrazków, skupi uwagę na nadchodzącym temacie, jeżeli wspomniany wyżej X właśnie jego dotyczy, a także – co bardzo prawdopodobne, sprawi, że na kilku twarzach pojawi się uśmiech. GIFy z psami i kotami pasują do niemal każdej sytuacji, prawda? Więcej przydatnych metod na rozgrzewkę znajdziesz na przykład na stronach producentów narzędzi. Oto ciekawe zestawienie przykładów prosto od twórców murala.

Nie wszyscy naraz

Na żywo znacznie łatwiej zakomunikować chęć dodania czegoś od siebie. Dołączenie do kulturalnej rozmowy nie wymaga zwykle niczego poza odezwaniem się pomiędzy zdaniami uczestników. W świecie wirtualnej kolaboracji jest z tym jednak nieco trudniej. Słowom towarzyszy specyficzny szum, oprogramowania czasami w nieco dziwny sposób starają się balansować głośnością dyskutantów, a czasami wystarczy jedno rozpłakane dziecko albo rozwścieczony sąsiad z wiertarką w tle, aby totalnie wybić całą dyskusję z toru. Tok rozmowy bodaj jeszcze bardziej niż na żywo warto zatem moderować, choć oczywiście – w rozsądnym zakresie.

– korzystaj z dobrodziejstw narzędzi, do których masz dostęp. Poproś o wyciszenie mikrofonów osoby, które w danym momencie nie mówią – to zminimalizuje niepotrzebny szum

– aktywności wymagające wymiany mocno różnych zdań postaraj się ubrać w nieco sztywniejsze ramy, na przykład:

zaproś uczestników do programu a’la whiteboard
poproś o zapisanie swoich pomysłów na dostępnych tam karteczkach sticky
zapowiedz i włącz licznik czasu
po upływie czasu poproś po kolei o zreferowanie dodanych pomysłów – w razie potrzeby również w ograniczonym czasie

Dzięki temu uczestnicy zyskają możliwość podzielenia się swoim pomysłem, a także, jeżeli to konieczne, sprzedania go grupie. Nie bój się powtarzających się karteczek – te zwykle i tak padną ofiarą stwierdzeń „ja miałem/-am to samo”. Dzięki tej technice spotkanie nie straci jednak być może ważnej, unikalnej perspektywy, która w zwykłej, głośnej wymianie zdań nie miałaby szansę wybrzmieć.

Przerwy

To również uniwersalna zasada, dotykająca tak samo świata spotkań na żywo, jak i tych wirtualnych. Przerwa w ponad godzinnych spotkaniach to szansa na rozprostowanie kości, wizytę w kuchni albo krótką wymianę zdań z domownikiem. Jako facylitator postaraj się wpleść przerwę w każdą agendę spotkania 1,5-godzinnego oraz dłuższych. Łatwą do zastosowania oraz przyswojenia techniką jest przecięcie całkowitego timeboxa na pół, a także na pół za każdym razem, gdy pojedynczy blok spotkania jest dłuższy niż godzina.

Podsumowanie myśli

Dialog zdalny, często przymusowo pozbawiony warstwy komunikacji niewerbalnej, jest szczególnie narażony na zjawisko „głuchego telefonu” lub wielorakiej interpretacji treści. Sprzeczne zrozumienie celów niesie za sobą bardzo poważne konsekwencje, dlatego tak ważne jest, aby upewnić się, że wszyscy znajdują się na tej samej stronie. Przydatną metodą pomocniczą może być w tym przypadku wspólne zapisywanie wniosków.

Do tego znów przydadzą się narzędzia w stylu wirtualnych whiteboardów. Niezależnie od tego, czy facylitujesz kreatywną burzę mózgów, czy planowanie sprintu, spróbuj użyć zdania „fajny/ciekawy pomysł! Możesz to zapisać?”. Aktywizacja uczestników, auto-dokumentujące się wnioski, możliwość spojrzenia na efekty prac grup „z lotu ptaka”. Przede wszystkim jednak mniej miejsca na różnorakie błędy interpretacji wyłącznie werbalnej komunikacji.

Koniec spotkania

Zachowaj i podziel się wnioskami

Jeżeli podczas spotkania spisywaliście wnioski – zapisz je i udostępnij grupie. Przydadzą się szczególnie, jeżeli dotyczą planów i wspólnych, złożonych ustaleń. Im dalej od terminu spotkania, tym łatwiej o ułożenie sobie w głowie odmiennego niż rzeczywisty obrazu pewnych kwestii.

Jeżeli służyły wam różne sieciowe narzędzia, upewnij się, czy zapisane tam dane są przechowywane na stałe. Czy nadal będzie do nich dostęp, jeżeli w przyszłości zrezygnujemy z płatnego pakietu? Czy zawartość whiteboarda jest na tyle cenna, aby warto było sporządzić jej kopię zapasową?

Niezależnie od stosowanego narzędzia oraz samej formuły spotkania – uszanuj pracę uczestników. Przede wszystkim przy okazji działań wyjątkowo twórczych, miłą praktyką jest udokumentowanie prac – choćby i przy użyciu zrzutu ekranu. To świetna okazja, by raz jeszcze podziękować za poświęcony na spotkaniu czas i wysiłek, a jeśli to możliwe – również fajna forma dzielenia się z organizacją inspirującymi efektami prac jej członków.

Podsumowanie

Jeżeli twoja organizacja dotychczas działała wyłącznie lub głównie na miejscu w biurze, istnieje spora szansa, że facylitacja spotkań zdalnych przyjdzie ci z trudnością. Dzięki garści powyższych porad uda ci się jednak wyeliminować główne problemy, a kilka aspektów spotkań zoptymalizować być może nawet do poziomu powyżej tego, który pamiętasz sprzed izolacji.